இயற்கைப் பேரழிவுகள், பூச்சிகள் அல்லது பயிர் இழப்பு போன்ற எதிர்பாராத நிகழ்வுகளின் போது விவசாயிகள் தங்கள் வாழ்வாதாரத்தைப் பாதுகாக்க பயிர் காப்பீடு ஒரு முக்கியமான கருவியாகும். இருப்பினும், பயிர்க் காப்பீட்டிற்கு விண்ணப்பிக்க, கவரேஜுக்குத் தகுதிபெற விவசாயிகள் பல முக்கிய ஆவணங்களை வழங்க வேண்டும்.
பயிர்க் காப்பீட்டிற்குத் தேவைப்படும் முக்கியமான ஆவணங்களில் ஒன்று விவசாயம் செய்யப்படும் நிலத்தின் உரிமை அல்லது குத்தகைக்கான சான்று. விவசாயிக்கு நிலத்தில் விவசாயம் செய்ய உரிமை உண்டு எனவே காப்பீட்டுத் தொகைக்கு தகுதியுடையவர் என்பதைக் காட்டும் பத்திரம், குத்தகை ஒப்பந்தம் அல்லது பிற சட்ட ஆவணம் இதில் அடங்கும்.
கூடுதலாக, விவசாயிகள் தங்கள் பயிர் நடவு மற்றும் அறுவடை நடைமுறைகள் பற்றிய ஆவணங்களை வழங்க வேண்டும். இதில் நடவு பதிவுகள், பயிர் சுழற்சி அட்டவணைகள் மற்றும் நீர்ப்பாசன திட்டங்கள் ஆகியவை அடங்கும். இந்த ஆவணங்கள் காப்பீட்டு வழங்குநர்களுக்கு விவசாயிகளின் பயிர்களுக்கு காப்பீடு செய்வதன் அபாயத்தை மதிப்பிடவும், அதற்கான கவரேஜ் மற்றும் பிரீமியங்களைத் தீர்மானிக்கவும் உதவுகின்றன.
விவசாயிகள் தங்களது வரலாற்றுப் பயிர் விளைச்சல் குறித்த பதிவுகளையும் வழங்க வேண்டும். இந்தத் தகவல் காப்பீட்டு வழங்குநர்களுக்கு சாத்தியமான இழப்புகளை மதிப்பிடவும், விவசாயிகளின் பயிர்களுக்கு பொருத்தமான கவரேஜ் அளவை தீர்மானிக்கவும் உதவுகிறது. விவசாயிகள் பொதுவாக இந்த பதிவுகளை வருமான வரி வருமானம், பயிர் உற்பத்தி பதிவுகள் அல்லது முந்தைய வளரும் பருவங்களில் இருந்து மற்ற ஆவணங்கள் மூலம் வழங்கலாம்.
இந்த ஆவணங்களுக்கு கூடுதலாக, விவசாயிகள் ஏதேனும் பொருந்தக்கூடிய பாதுகாப்பு அல்லது சுற்றுச்சூழல் விதிமுறைகளுக்கு இணங்குவதற்கான ஆதாரத்தையும் வழங்க வேண்டும். மண் பாதுகாப்பு நடைமுறைகள், நீர் தர மேலாண்மை திட்டங்கள் அல்லது பூச்சிக்கொல்லி பயன்பாட்டு விதிமுறைகளுக்கு இணங்குதல் போன்ற ஆவணங்கள் இதில் அடங்கும். விவசாயிகளின் பயிர்களுக்கு காப்பீடு செய்வதில் உள்ள அபாயத்தின் அளவை மதிப்பிடுவதற்கு காப்பீட்டு வழங்குநர்களுக்கு இந்த ஆவணங்கள் தேவைப்படலாம்.
ஒட்டுமொத்தமாக, பயிர்க் காப்பீட்டிற்குத் தேவையான ஆவணங்களை வழங்குவது விவசாயிகள் தங்கள் பயிர்களைப் பாதுகாக்கவும், எதிர்பாராத நிகழ்வுகளை எதிர்கொண்டு அவர்களின் நிதி ஸ்திரத்தன்மையை உறுதி செய்யவும் அவசியம். இந்த ஆவணங்களை சரியான நேரத்தில் சேகரித்து சமர்ப்பிப்பதன் மூலம், விவசாயிகள் தங்கள் காப்பீட்டின் மூலம் முழுமையாக பாதுகாக்கப்படுவதை உறுதிசெய்து, வளரும் பருவத்தில் அவர்கள் அனுபவிக்கும் இழப்புகளிலிருந்து மீள முடியும்.